Secrétaire Numérique
Ta secrétaire personnelle qui lit ton courrier et agit pour toi — Zéro paperasse, zéro intervention manuelle
🔍Le Problème
📬Courrier qui s'empile
On ouvre pas, on perd des échéances. Le courrier s'accumule sur la table et les documents importants se perdent dans la pile.
💸Factures oubliées
Rappels, pénalités, coupure de service. Chaque facture oubliée coûte 30 à 50 CHF en frais de rappel et pénalités.
✍️Contrats à signer
Imprimer, signer, scanner, renvoyer... 30 minutes perdues à chaque fois pour un processus qui devrait prendre 30 secondes.
🔍Documents importants perdus
"Où est l'assurance habitation ?" — Impossible de retrouver le bon document quand on en a besoin.
📁Classement chaotique
15 classeurs, rien ne s'y retrouve. Le classement manuel est un gouffre de temps et personne ne le maintient à jour.
⚠️Relances impayés
On sait même plus ce qu'on doit à qui. Les relances s'accumulent et le stress financier avec.
🏖️Administratif en vacances
Le courrier s'empile pendant l'absence. Au retour, c'est la montagne de papiers et les délais dépassés.
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⚡Avant / Après
😰 Avant Klawly
- ❌Courrier non ouvert qui s'empile
- ❌Factures oubliées = rappels + pénalités
- ❌Contrats : imprimer, signer, scanner, renvoyer (30 min)
- ❌Documents introuvables dans 15 classeurs
- ❌Aucune visibilité sur les échéances
- ❌Stress permanent de la paperasse
- ❌Courrier qui s'accumule pendant les vacances
😎 Avec Klawly
- ✅Courrier scanné et lu automatiquement par IA
- ✅Factures détectées, vérifiées et payées en 1 clic
- ✅Signature numérique intégrée — contrats traités en 30 secondes
- ✅Archivage intelligent avec tags auto et recherche instantanée
- ✅Rappels automatiques pour chaque échéance critique
- ✅Tableau de bord financier complet
- ✅Zéro accumulation — tout est traité même en votre absence
💡La Promesse Klawly
ePost (La Poste) scanne ton courrier physique. Klawly le lit avec OCR + IA, le classe, propose des actions (paiement, signature, archivage) et exécute — tu ne touches plus jamais une facture.
✨Fonctionnalités
Lecture automatique du courrier
Résumé IA de chaque document reçu avec niveau d'importance et actions requises. Intégration ePost : La Poste scanne ton courrier physique, Klawly l'analyse automatiquement.
“Tu as reçu 3 lettres aujourd'hui : 1 facture Romande Énergie (142 CHF, échéance 15 mars), 1 avis de renouvellement d'assurance AXA, 1 pub (classée et ignorée). Que veux-tu faire ?”
Paiement de factures
Détection automatique des factures, vérification du montant vs historique, paiement en 1 clic avec confirmation. Auto-activation possible pour les fournisseurs connus sous un seuil défini.
“Paye la facture Romande Énergie”
→ Facture Romande Énergie : 142 CHF, échéance 15 mars. Montant cohérent avec l'historique (+3% vs dernier trimestre). Je lance le virement maintenant. Confirmation reçue — facture archivée, rappel annuel créé.
Signature numérique de contrats
Nouveau contrat détecté ? Klawly le lit, souligne les points importants et clauses à vérifier, puis permet la signature numérique et l'envoi automatique.
“J'ai reçu un nouveau contrat d'assurance, résume-le”
→ Contrat AXA Assurance Habitation : durée 1 an, prime 45 CHF/mois, franchise 500 CHF. Points d'attention : clause de résiliation à 3 mois, exclusion dégâts d'eau si robinet non fermé. Veux-tu signer numériquement ?
Archivage intelligent
Chaque document reçoit des tags automatiques (type, année, catégorie, urgence). Recherche instantanée dans tout l'historique. Plus besoin de classeurs physiques.
“Où est mon contrat AXA ?”
→ Contrat AXA Assurance Habitation trouvé — signé le 15 janvier 2025, valable jusqu'au 15 janvier 2026. Tags : Assurance, 2025, Habitation. Veux-tu le consulter ou le télécharger ?
Rappels et échéances
Détection automatique des dates critiques dans chaque document. Rappels programmés avec actions préparées à l'avance. Vignette auto, renouvellement assurance, contrats à négocier...
“Rappel : ta vignette auto expire dans 30 jours. Veux-tu que je prépare la commande ? Ton assurance AXA est à renouveler avant le 15 décembre — je peux comparer les offres.”
Tableau de bord financier
Vue complète de vos finances : total des factures payées ce mois, factures en attente, prévisions, historique par catégorie et budget mensuel.
“Où en sont mes finances ce mois-ci ?”
→ Ce mois : 5 factures payées pour 847 CHF. 2 en attente : Swisscom (89 CHF, échéance 28 fév) et dentiste (320 CHF, échéance 5 mars). Budget électricité : +12% vs année dernière.
Escalade humaine intelligente
Si le montant dépasse un seuil défini ou si une anomalie est détectée (montant inhabituellement élevé, fournisseur inconnu), Klawly te notifie immédiatement pour validation manuelle.
“Alerte : facture de 2'450 CHF détectée d'un fournisseur inconnu (ABC Services SA). Ce montant dépasse ton seuil de 500 CHF. Je ne paie pas sans ta validation. Veux-tu vérifier ?”
Mode entreprise
Pour les PME, startups et indépendants : workflows de validation manager, routage intelligent du courrier (facture fournisseur, courrier client, administratif), intégration comptable, multi-utilisateurs et rôles.
“Configure le mode entreprise pour ma PME”
→ Mode entreprise activé. Règles configurées : factures fournisseur < 500 CHF = paiement auto, > 500 CHF = validation manager. Courrier client = forward service client. Administratif = archive comptable. Urgent = notification immédiate CEO.
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💰Retour sur investissementROI
100-500 CHF/an (particulier) | 4'000-6'000 CHF/mois vs secrétaire (entreprise)d'économies potentielles
Une seule facture oubliée évitée (rappel + pénalité) = 30-50 CHF économisés. En moyenne, les utilisateurs évitent 3-5 oublis par an. Pour une entreprise, l'économie est de 80-95% par rapport à l'embauche d'une secrétaire à temps partiel. Temps économisé : 3-5h/semaine (particulier) ou 10-20h/semaine (entreprise).
Inclus dès le plan Starter (29 CHF/mois)
- 7 jours gratuit
- Sans engagement
- Données chiffrées
🔗Atouts complémentaires
Administratif Suisse
Finis les cauchemars administratifs — Votre assistant expert en paperasse suisse
Expédition Pro
Ton centre d'expédition personnel — La Poste suisse automatisée
Bexio Pro
Votre comptable virtuel — Automatisation complète Bexio pour PME suisses
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